Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ gồm những gì? Hệ thống này hoạt động ra sao?
I. Một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ gồm có:
1. Tổng đài điện thoại: đây là bộ trung tâm có nhiệm vụ chuyên xử lý, chuyển mạch tất cả mọi cuộc gọi, tín hiệu đàm thoại hay tín hiệu số…
2. Đường trung kế hay còn gọi là đường line bưu điện đến từ nhà cung cấp mạng điện thoại công cộng.
3. Máy nhánh: gồm tất cả điện thoại bàn, điện thoại mẹ bồng con, máy in và cả máy fax…
4. Hộp cáp: đây chính là nơi tập trung dây tín hiệu, dùng để đấu nối những thiết bị đầu cuối… mục đích là chống sét và phục vụ công tác bảo hành cũng như bảo trì về sau trở nên dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, các phụ kiện thêm của tổng đài gồm có:
1. Bộ nguồn dự phòng: Nguồn dự phòng này sẽ được kết nối trực tiếp vào tổng đài phòng khi không có điện, để bảo đảm sự hoạt động của tổng đài khi cúp điện.
2. Bàn giám sát DSS: Có nhiệm vụ nhận biết tình trạng của máy nhánh trong hệ thống điện thoại nội bộ (gác máy, trung kế bận, bận máy, trung kế rảnh…)
3. Hiển thị số gọi tới (CID): gồm có 3 loại tùy thuộc vào dòng tổng đài mà chúng ta đang dùng.
+ Tổng đài có sẵn. Hiển thị trực tiếp trên màn hình các điện thoại bàn (đối với những điện thoại bàn có màn hình) như tổng đài Panasonic KX-TDA100D, tổng đài IKE, Panasonic KX-NS300.
+ Hộp hiển thị số gọi tới không liên kết với tổng đài gắn thêm vào. Trường hợp này thường gặp ở tổng đài điện thoại ADSUN
+ Card hiển thị số gọi tới: dành riêng cho những dòng tổng đài không tích hợp sẵn phải nâng cấp riêng ra. Có thể kể đến như tổng đài điện thoại của Panasonic KX-TES824
II. Tìm hiểu sơ đồ kết nối tổng đài điện thoại nội bộ.
Trên tổng đài sẽ có rất nhiều cổng mà chúng ta hay gọi chung là Port.
– Các Port để kết nối các đường Line phía bên ngoài chúng ta hay gọi là đường trung kế (CO)
– Các Port để kết nối các thiết bị phía bên trong chúng ta thường gọi là các máy nhánh (EXT)
– Trên tổng đài sẽ có một cổng COM – mục đích là để kết nối với máy tính nhằm quản lý toàn bộ hệ thống.
– Cổng kết nối bình lưu điện.
– Mọi thiết bị trong tổng đài được kết nối với nhau nhờ dây điện thoại 2P hoặc 4P, thông thường một dây sẽ có 2 ruột: dây mát và dây nóng.
III. Hoạt động của tổng đài điện thoại nội bộ:
Khi nhận được tín hiệu cuộc gọi tác động từ ngoài vào ( gọi tắt là đường trung kế) tổng đài sẽ thu nhận tín hiệu và xử lý cuộc gọi đến. Hiện tại có 2 cách lập trình tổng đài như phía dưới:
Thứ 1, đổ chuông trực tiếp: sẽ được quy định là đổ chuông cho máy nhánh trực tiếp nào đó và tiếp theo người trực điện thoại chỉ cần nhấc máy lên và tiếp chuyện với khách hàng gọi đến.
Thứ 2, chế độ DISA: Tổng đài điện thoại sẽ tự động phát ra 1 câu chào như là một cách hướng dẫn khách hàng thực hiện tháo tác ngay trên điện thoại của mình để có thể gặp được bộ phận mà mình mong muốn. Trong vòng 10 giây nếu như khách hàng không thao tác thì tự khắc tổng đài sẽ tự động đổ chuông trên máy nhánh mà chúng ta đã quy định sẵn.
Mỗi máy nhánh của tổng đài thì được quy định sẵn bằng 1 số nhất định mà chúng ta đã lập trình cho nó trên các Port (cổng) của tổng đài.
+ Ví dụ ta cài sẵn: Phòng tiếp tân ở số 101, Phòng kinh doanh ở số 102, phòng kỹ thuật ở số 103….Khi có việc mà phòng tiếp tân muốn gọi sang cho phòng kinh doanh thì ta chỉ việc nhấc máy lên và bấm số 102, lúc này thì tổng đài sẽ tự động phát tín hiệu số từ Port 101 qua Port 102 và tất nhiên lúc này máy nhánh 102 sẽ đổ chuông lên.
+ Nếu như có 1 cuộc gọi thực hiện vào đã kết nối với tổng đài và đã gặp được tiếp tân, tuy nhiên, lúc này họ yêu cầu gặp 1 bộ phận khác thì người tiếp tân đó sẽ làm thao tác là bấm phím flash ở trên điện thoại bàn rồi sau đó tiếp tục bấm tiếp số nội bộ cần chuyển đến (bộ phận khách hàng muốn chuyển tới). Tổng đài sẽ giữ cuộc gọi ở cổng đó và chuyển tiếp qua cổng mà ta mới đưa lệnh chuyển sang.
Khả năng bảo mật và quản lý của hệ thống tổng đài điện thoại:
+ Tổng đài lập từng cấp password cho từng máy nhánh. Khi muốn gọi ra ngoài thì tổng đài sẽ yêu cầu nhập Password để thực hiện.
+ Quy định từng trung kế được phép gọi đến di động, nội thành hay liên tỉnh….
